- 2 individualisierte Trainings
- 6 Trainingstage
- 24 Teilnehmende
Eine Bundesbehörde definierte in einer Ausschreibung konkrete Ziele für die Weiterentwicklung ihres Requirements Engineerings. trendig griff die fachlichen Anforderungen, die unterschiedlichen Arbeitskontexte und den hohen Praxisanspruch auf und entwickelte daraus zwei individuell zugeschnittene, dreitägige Inhouse-Trainings für insgesamt 24 Teilnehmende. So entstand ein Impuls für eine gemeinsame methodische Grundlage, mehr Sicherheit bei der Auswahl passender Methoden und einen stärkeren Austausch über Projekt- und Fachbereichsgrenzen hinweg.
Von konkreten Anforderungen zu einem passgenauen Trainingskonzept
In der Bundesbehörde arbeiteten Anforderungsmanager, Requirements Engineers, Business Analysts, Product Owner und Verfahrensbetreuer in unterschiedlichen Projekten und Fachbereichen. Die Softwareentwicklung verfügte bereits über einen hohen Reifegrad. Gleichzeitig hatten sich im Requirements Engineering verschiedene Vorgehensweisen, Begrifflichkeiten und Arbeitspraktiken entwickelt.
Für die Zusammenarbeit über Projekt- und Fachbereichsgrenzen hinweg gewann deshalb eine gemeinsame methodische Grundlage an Bedeutung. Anforderungen sollten vergleichbarer erhoben, beschrieben und eingeordnet werden können. Ebenso wichtig war ein gemeinsames Verständnis dafür, welche Methode sich für welche Fragestellung, Stakeholderkonstellation oder Projektsituation eignet.
Die Behörde formulierte ihren Qualifizierungsbedarf in der Ausschreibung entsprechend konkret. Im Mittelpunkt standen unter anderem:
- Grundlagen der Anforderungsanalyse und des Requirements Engineerings,
- agile Prinzipien und agiles Anforderungsmanagement,
- funktionale und insbesondere nicht-funktionale Anforderungen,
- Zieldefinitionen,
- Architektur- und Systemübersichten einschließlich Schnittstellen,
- Quellen und Ermittlungstechniken für Anforderungen,
- Erhebung und Beschreibung von Qualitätsanforderungen,
- fachübergreifende Kommunikation zwischen IT und Verwaltung,
- konkrete Fragen aus der Praxis der Teilnehmenden.
Für die Dokumentation von Anforderungen war ARIS als bestehendes Werkzeug gesetzt. Dadurch konnte sich das Training konsequent auf die methodische Arbeit konzentrieren: Anforderungen erkennen, ermitteln, strukturieren, bewerten und geeignete Vorgehensweisen für den jeweiligen Kontext auswählen.
Warum trendig?
Auch das Verhältnis von Aufwand und erwartetem Nutzen spielte bei der Vergabe eine Rolle. Zwei kompakte, jeweils dreitägige Trainings sollten den Teilnehmenden eine fundierte gemeinsame Basis vermitteln und zugleich so nah an ihren Aufgaben bleiben, dass die Inhalte unmittelbar in Projekten weiterverwendet werden konnten.
Das Trainingskonzept griff die Anforderungen der Ausschreibung eng auf und verband sie mit einer starken agilen Ausrichtung sowie Übungen aus der Arbeitsrealität der Teilnehmenden. Theorie, methodische Vertiefung und unmittelbare Anwendung wurden dabei konsequent miteinander verzahnt.
Für die Umsetzung verband trendig langjährige Beratungserfahrung mit fachlicher und didaktischer Kompetenz im Requirements Engineering. Seit 1998 begleitet trendig Unternehmen und öffentliche Organisationen in Softwareentwicklungs-, Veränderungs- und Qualifizierungsvorhaben und verfügt über umfangreiche Projekterfahrung im Behördenumfeld.
Methodische Grundlage plus individuelle Learning Outcomes
trendig entwickelte zwei dreitägige Trainings auf Grundlage zentraler Inhalte des Certified Professional for Requirements Engineering (CPRE) des IREB. Die fachliche Systematik des IREB bildete dabei einen Orientierungsrahmen, der gezielt auf den Behördenkontext und die Anforderungen der Ausschreibung zugeschnitten wurde.
Beide Trainings vermittelten eine gemeinsame fachliche Basis. Gleichzeitig brachten die Gruppen unterschiedliche Projekterfahrungen, Fragestellungen und Learning Outcomes mit. Diese flossen direkt in Beispiele, Übungen, Diskussionen und fachliche Vertiefungen ein.
Damit entstand ein Trainingsformat, das gemeinsame Orientierung und individuelle Relevanz miteinander verband.
trendig brachte methodische Perspektiven und praxiserprobte Werkzeuge ein, trainierte deren Anwendung und stärkte die Fähigkeit der Teilnehmenden, selbst fundiert zu entscheiden, welches Vorgehen in ihrem jeweiligen Kontext sinnvoll ist.
Diese Auswahlkompetenz war ein zentraler Bestandteil des Trainings. Im Requirements Engineering hängt die Qualität einer Methode wesentlich davon ab, wie gut sie zur konkreten Aufgabe, zum Projektumfeld, zu den beteiligten Stakeholdern und zu den vorhandenen fachlichen und technischen Rahmenbedingungen passt.
Agile Ausrichtung für flexible Anwendung im Projektalltag
Ein besonderer Schwerpunkt lag auf agilem Requirements Engineering.
Die Teilnehmenden beschäftigten sich damit, wie Anforderungen in iterativen Vorgehensweisen schrittweise konkretisiert, abgestimmt und überprüfbar gemacht werden können. Dabei wurde insbesondere das Backlog Refinement von der ersten Idee bis zur testbaren Story betrachtet.
Die agile Perspektive unterstützte die Teilnehmenden dabei, Methoden flexibel in unterschiedliche Projektsituationen zu übertragen. Anforderungen konnten so als fortlaufender Bestandteil der Zusammenarbeit zwischen Fachseite, IT und weiteren Stakeholdern betrachtet werden.
Ergänzend wurden grundlegende Methoden und Darstellungen aus der IT-Architektur integriert. Systemkontexte, Schnittstellen und technische Rahmenbedingungen ließen sich dadurch systematischer mit fachlichen Anforderungen verbinden.
Lernen an Situationen aus dem eigenen Arbeitsalltag
Die direkte Umsetzbarkeit bildete einen festen Bestandteil des Trainingsdesigns.
Ein erfahrener Trainer mit Behördenpraxis griff typische Aufgaben aus dem Arbeitsalltag der Teilnehmenden auf. Dazu gehörten beispielsweise:
- die strukturierte Beschreibung eines Fachsystems,
- die Modellierung behördlicher Abläufe,
- die Betrachtung von Systemkontexten und Schnittstellen,
- die Erarbeitung und Bewertung von User Stories,
- die Identifikation funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen,
- die Beschreibung von Qualitätsanforderungen,
- die Auswahl geeigneter Ermittlungstechniken,
- die Berücksichtigung regulatorischer Rahmenbedingungen,
- die Abstimmung zwischen IT- und Verwaltungsrollen.
Die Teilnehmenden konnten neue Methoden dadurch direkt mit eigenen Erfahrungen verbinden und ihre praktische Anwendbarkeit unmittelbar prüfen.
Auch konkrete Fragen aus den Projekten erhielten gezielt Raum. So entwickelte sich das Training entlang eines klaren fachlichen Rahmens und zugleich nah an den Themen, die für die jeweiligen Gruppen im Arbeitsalltag relevant waren.
Zwei Trainings als Impuls für die organisationsweite Weiterentwicklung
Insgesamt nahmen 24 Fachkräfte aus unterschiedlichen Projekten und Bereichen an den beiden dreitägigen Trainings teil.
Damit entstand über die individuelle Qualifizierung hinaus ein organisationsweiter Effekt. Die Teilnehmenden brachten unterschiedliche Erfahrungen, Begrifflichkeiten und Vorgehensweisen zusammen und konnten diese innerhalb eines gemeinsamen methodischen Rahmens reflektieren.
Eine breitere Gruppe innerhalb der Organisation verfügte anschließend über gemeinsame Bezugspunkte für zentrale Begriffe, Methoden und Entscheidungsfragen im Requirements Engineering.
Besonders wertvoll war dabei der Austausch zwischen Projekten und Fachbereichen. Die Teilnehmenden erhielten Einblick in Vorgehensweisen anderer Bereiche, verglichen Erfahrungen und entwickelten erste gemeinsame Ansätze für die Praxis.
Die Gespräche während der Trainings gaben zugleich den Impuls, diesen Erfahrungsaustausch über die Veranstaltungen hinaus fortzuführen.
Dieses Training sollte jeder Mitarbeitende vor der Arbeit in Projekten besuchen.
Business Analyst
Ergebnisse: gemeinsame Basis und stärkere methodische Handlungssicherheit
Die unmittelbaren Ergebnisse der beiden Trainings lassen sich auf mehreren Ebenen beschreiben.
- 24 Teilnehmende absolvierten jeweils drei Trainingstage und arbeiteten intensiv an gemeinsamen Grundlagen des Requirements Engineerings.
- Sie konnten zentrale Begriffe und Methoden in einen gemeinsamen fachlichen Rahmen einordnen und bestehende Vorgehensweisen reflektieren.
- Die Teilnehmenden erweiterten ihren methodischen Werkzeugkasten und übten, unterschiedliche Techniken abhängig von Aufgabe, Stakeholdern und Projektumfeld auszuwählen.
- Sie vertieften ihr Verständnis für funktionale und nicht-funktionale Anforderungen, Systemkontexte, Schnittstellen, Qualitätsanforderungen und regulatorische Rahmenbedingungen.
- Gleichzeitig entstand ein stärkerer Austausch zwischen Fachkräften aus verschiedenen Projekten und Fachbereichen.
- Damit wurden zentrale Voraussetzungen geschaffen, um Requirements Engineering über einzelne Teams hinaus anschlussfähiger zu gestalten.
Welche Risiken adressiert eine gemeinsame methodische Grundlage?
Der Nutzen einer solchen Qualifizierung zeigt sich besonders an den Schnittstellen zwischen Menschen, Projekten und Fachgebieten.
Gemeinsame Begriffe erleichtern die Verständigung. Klarer beschriebene Systemkontexte unterstützen die Abstimmung zwischen Fachseite und IT. Eine bewusste Methodenauswahl verbessert die Passung zwischen Fragestellung und Vorgehen. Strukturierte Anforderungen stärken Nachvollziehbarkeit und Anschlussfähigkeit im weiteren Entwicklungsprozess.
Damit adressiert eine gemeinsame methodische Basis typische Projektrisiken, beispielsweise:
- unterschiedliche Interpretationen von Anforderungen,
- wiederholte Klärungs- und Abstimmungsschleifen,
- unvollständige Informationen an fachlichen und technischen Schnittstellen,
- schwer nachvollziehbare Anforderungen und Entscheidungen,
- ungeeignete Ermittlungstechniken für die jeweilige Situation,
- zusätzlicher Nachbearbeitungsbedarf in Refinements,
- Lücken bei der strukturierten Berücksichtigung von Qualitäts- oder regulatorischen Anforderungen.
Das Training setzte genau an den Kompetenzen an, mit denen Teams solche Risiken frühzeitig erkennen und im Projektalltag besser bearbeiten können.
Wo können dadurch Aufwände vermieden werden?
Business-Wirkung entsteht im Requirements Engineering häufig in vielen einzelnen Arbeitssituationen.
Eine gemeinsame Terminologie kann Abstimmungen erleichtern. Klar beschriebene Anforderungen können Rückfragen reduzieren. Ein sauber erfasster Systemkontext kann Schnittstellen früh sichtbar machen. Eine passende Ermittlungstechnik kann schneller zu den benötigten Informationen führen. Gut vorbereitete Anforderungen können Refinements und technische Bewertungen unterstützen.
Auch beim Einstieg weiterer Mitarbeiter bietet eine verbreitete methodische Grundlage Orientierung. Neue Kolleg können vorhandene Vorgehensweisen schneller einordnen und leichter an gemeinsame Begriffe und Arbeitspraktiken anschließen.
Diese Wirkungsfelder lassen sich auch für eine spätere Business-Messung nutzen. Mögliche Indikatoren sind beispielsweise:
- Anzahl und Umfang fachlicher Klärungsschleifen,
- Nachbearbeitungen aufgrund missverständlicher Anforderungen,
- Durchlaufzeiten im Refinement,
- Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit zentraler Anforderungen,
- Sicherheit bei der Auswahl geeigneter Methoden,
- Qualität von Übergaben zwischen Fachseite, IT und weiteren Beteiligten.
Im Rahmen dieses Auftrags erfolgte keine nachgelagerte quantitative Wirkungsmessung. Die Trainings schufen jedoch konkrete Ansatzpunkte, an denen Organisationen den Transfer und die Business-Wirkung systematisch beobachten können.
Praxistransfer und Sparring für methodische Handlungssicherheit
Der Transfer in den Arbeitsalltag beginnt bereits während des Trainings. Übungen, Beispiele und Diskussionen knüpfen an konkrete Aufgaben und Erfahrungen der Teilnehmenden an.
Das Ziel ist eigenständige methodische Handlungssicherheit: Die Teilnehmenden sollen Methoden einordnen, ihre Einsatzbedingungen beurteilen und für ihre jeweilige Situation eine fundierte Auswahl treffen können.
Bei komplexen Anwendungssituationen kann trendig diese Eigenständigkeit anschließend als Sparringspartner ergänzen. Die gemeinsame fachliche Grundlage aus dem Training erleichtert die punktuelle Beratung: Kontext, Methoden und zentrale Fragestellungen sind bereits bekannt, sodass eine externe Perspektive gezielt an der konkreten Herausforderung ansetzen kann.
Damit bleibt vorhandenes Wissen anschlussfähig und lässt sich bei Bedarf schnell vertiefen.
Was können vergleichbare Organisationen daraus lernen?
Der Case zeigt mehrere Prinzipien, die auch für andere größere Organisationen relevant sind:
-
Gemeinsame Grundlagen schaffen Anschlussfähigkeit
Eine gemeinsame Sprache erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Projekten, Fachbereichen und Rollen. Sie schafft einen Bezugsrahmen, innerhalb dessen unterschiedliche Teams ihre jeweiligen Arbeitsweisen weiterhin kontextgerecht gestalten können.
-
Methodenkompetenz braucht Auswahlkompetenz
Der Nutzen eines methodischen Werkzeugkastens entsteht durch die Fähigkeit, für eine konkrete Situation das passende Vorgehen zu wählen. Deshalb gehören Methodentraining, Anwendung und kritische Reflexion zusammen.
-
Individuelle Learning Outcomes erhöhen die Relevanz
Teilnehmende bringen unterschiedliche Erfahrungen und Fragestellungen mit. Trainings gewinnen an Wirkung, wenn diese Unterschiede in Übungen, Diskussionen und Vertiefungen berücksichtigt werden.
-
Praxisnähe beschleunigt den Transfer
Bekannte Prozesse, echte Fragestellungen und realistische Übungen verbinden neues methodisches Wissen unmittelbar mit dem Arbeitsalltag.
-
Mehrere Kohorten verbreiten gemeinsames Verständnis
Zwei Trainings mit insgesamt 24 Teilnehmenden schaffen bereits eine breitere Basis innerhalb der Organisation. Weitere Durchläufe können diesen Effekt schrittweise auf zusätzliche Bereiche übertragen.
-
Business-Wirkung lässt sich vorbereiten und beobachten
Learning Outcomes können mit konkreten Arbeitsprozessen verbunden werden. Klärungsschleifen, Refinement-Aufwände, Nachvollziehbarkeit oder Methodensicherheit bieten mögliche Ansatzpunkte, um langfristige Veränderungen sichtbar zu machen.
-
Externes Sparring unterstützt bei komplexen Situationen
Eine bereits etablierte gemeinsame fachliche Grundlage ermöglicht es, bei späteren Herausforderungen gezielt externe Expertise hinzuzuziehen. Dadurch kann die Beratung direkt an vorhandenen Erfahrungen und Methoden anknüpfen